Éthique dans un environnement de passation de marchés décentralisé

Les acheteurs et les vendeurs sont responsables du comportement éthique.

En tant que professionnel de l'approvisionnement expérimenté et certifié, je respecte les principes et normes de conduite en gestion des approvisionnements de l' Institute for Supply Management.

Mais cela ne signifie pas que tout le monde en fait autant.

J'ai travaillé avec des acheteurs, des planificateurs et même des responsables des achats qui bafouaient les règles d'éthique de l'entreprise et acceptaient des voyages, des cadeaux et de l'argent de la part de fournisseurs cherchant à se faire bien voir. Un acheteur laissait même son coffre de voiture déverrouillé pendant les deux semaines précédant Noël pour éviter au fournisseur la peine de venir au bureau avec ses cadeaux. Et oui, certains des deux côtés ont perdu leur emploi lorsqu'ils ont été pris.

Ces incidents me font craindre ce qu'il advient de l'éthique, tant du côté de l'achat que de la vente, dans la décentralisation évolutive de l'approvisionnement vers l'ingénierie, la R&D, et même des domaines tels que le marketing et les ressources humaines. J'ai travaillé avec certains ayant la perception dépassée que toute personne agissant en tant qu'acheteur est ‘due’ à une sorte de cadeau, ou pire, lors de la passation d'une commande auprès d'un fournisseur nouveau ou existant.

Ce quid pro quo n'a pas sa place dans les affaires aujourd'hui.

Lorsque des personnes non spécialisées en approvisionnement participent à des activités d'approvisionnement, des défis éthiques peuvent surgir en raison d'un manque de compréhension, de connaissances ou d'expérience dans les pratiques d'approvisionnement. Avec la montée des processus d'approvisionnement décentralisés, où l'autorité décisionnelle est dispersée à travers divers départements et individus, garantir l'éthique liée aux fournisseurs devient encore plus critique.

La conduite éthique assure un traitement équitable des fournisseurs, favorisant des partenariats à long terme basés sur la confiance et le respect mutuel. Elle réduit le risque de pratiques non éthiques du côté de l'achat, telles que la corruption, la collusion, qui peuvent ternir la réputation d'une organisation et entraîner des conséquences légales. Et, les pratiques d'approvisionnement éthiques s'alignent généralement avec les objectifs de responsabilité sociale des entreprises, permettant aux organisations de promouvoir la durabilité et l'impact social à travers leurs relations avec les fournisseurs.

Voici quelques problèmes à connaître dans un modèle d'approvisionnement décentralisé.

Responsabilité. Chaque individu impliqué dans le processus d'approvisionnement doit comprendre ses responsabilités et être tenu responsable de ses actes. Cela peut être réalisé grâce à des programmes de formation réguliers, des politiques et procédures claires, et la formation de lignes directrices éthiques qui identifient et renforcent les comportements attendus. Les fournisseurs doivent également être tenus responsables.

Surveillance et Audit. Une surveillance et un audit réguliers sont essentiels pour évaluer l'efficacité des pratiques éthiques. Les organisations devraient évaluer la conformité des fournisseurs aux normes éthiques, mener des audits financiers périodiques, et mettre en œuvre des actions correctives. La surveillance continue assure non seulement la responsabilité mais offre également des opportunités de renforcer l'engagement de l'organisation envers des relations éthiques avec les fournisseurs.

Non-respect des politiques d'achat. Si le personnel non spécialisé en achats n'est pas bien informé des politiques et directives de gestion des achats et des approvisionnements, il peut involontairement violer les règles et réglementations d'achat de l'entreprise. Cela peut inclure la préférence accordée à certains fournisseurs sans justification ou l'engagement dans des achats non autorisés auprès de fournisseurs non approuvés ou non qualifiés, conduisant à des violations éthiques et à des implications légales.

Évaluation insuffisante des fournisseurs. Le personnel non spécialisé en achats peut manquer d'expertise et de ressources pour évaluer et sélectionner efficacement les fournisseurs. Cela peut entraîner de mauvais choix de fournisseurs basés sur une diligence raisonnable insuffisante, menant à des produits ou services de qualité inférieure, à des problèmes éthiques potentiels ou à une augmentation des risques dans la chaîne d'approvisionnement.

Utilisation inappropriée de l'autorité. Le personnel non spécialisé en achats peut abuser de son autorité ou s'engager dans des pratiques non éthiques, telles que l'acceptation de cadeaux ou de gratifications de la part des fournisseurs, l'exercice d'une influence indue ou le favoritisme. Ces actions peuvent compromettre l'intégrité du processus d'achat, saper la concurrence équitable et éroder la confiance.

Il existe plusieurs manières pour les entreprises de traiter les problèmes liés à la décentralisation.

• Fournir une formation et une éducation complètes sur les politiques, l'éthique et les meilleures pratiques d'achat au personnel non spécialisé en achats. Cette formation continue devrait être assurée par la direction de l'organisation des achats.
• Établir des directives et des processus clairs pour les activités d'achat et s'assurer qu'ils sont bien communiqués et compris par tout le personnel impliqué. Ces principes devraient faire partie du code d'éthique de l'entreprise.
• Mettre en place des mécanismes de surveillance et de contrôle appropriés pour détecter et traiter tout problème éthique potentiel. La loi sur l'agence stipule que la responsabilité ultime de dépenser l'argent de l'entreprise repose sur les achats.
• Encourager une culture de transparence, de responsabilité et d'adhésion aux normes éthiques dans toute l'organisation.
• Favoriser la collaboration et la communication entre le personnel des achats et non spécialisé en achats pour garantir une compréhension partagée des pratiques éthiques et promouvoir l'adhésion aux directives établies.
• Acheter auprès de sources d'approvisionnement approuvées, autorisées et compétentes. Éviter les courtiers, les représentants des fabricants et les distributeurs non autorisés. Le département des achats contrôle la liste des fournisseurs approuvés (AVL).
• Assurer que les fournisseurs comprennent les normes éthiques de l'entreprise et que toute violation pourrait entraîner une disqualification.