Как добиться эффективности закупок

Три способа повысить эффективность

Существуют разные уровни эффективности, но для достижения большей эффективности необходимо выявить все неэффективности, понимая, что исправления не произойдут мгновенно. Эффективность требует оптимизации процессов, документации, оптимизации и, конечно же, автоматизации. Однако первый шаг к эффективности - это полное понимание вашего текущего состояния.

Путь к эффективности начинается с выявления мест для улучшения, понимания того, что требуется всем вашим бизнес-единицам, наличия способов определения поставщиков, которые могут удовлетворить ваши основные требования, рассмотрения способов ведения переговоров для достижения максимальной ценности и способа оценки того, что вы делаете на постоянной основе.

1. Присоединяйтесь к цифровизации

Пандемия ускорила процесс цифровизации для многих компаний. Цифровизация процессов позволяет быстрее получать информацию – предоставляя возможность увеличить выход или быстро устранить процесс, если он не работает.

В сегодняшнем мире нет оправданий не переходить к цифровым технологиям. Это означает устранение ручных транзакционных процессов, обеспечение более легкого доступа к услугам закупок. Например, включение возможностей самообслуживания поставщиков для ввода счетов и предоставление руководства по покупке, PunchOut, мобильные заявки, утверждения снижает стоимость заказов на закупку. Кроме того, цифровые транзакционные процессы позволяют легко отслеживать открытые заказы. Использование программного обеспечения для электронных закупок может сократить время цикла до двух третей.

2. Используйте облако

Инструменты управления поставщиками и закупками на базе облака могут улучшить сотрудничество, оптимизировать процессы и обеспечить доступность в любое время; быстро агрегировать информацию и повысить эффективность. Более гибкое управление расходами и поставщиками может улучшить денежный поток вашей организации, минимизировать риски и обеспечить непрерывность бизнеса — все это критически важные возможности, особенно в период спада.

Используя облачную платформу, ваша практика закупок может предоставить внутренним заинтересованным сторонам и партнерам своевременный, прогнозируемый анализ, который позволит им принимать лучшие решения, исследовать больше сценариев и поддерживать непрерывную, гибкую модель планирования.

3. Сократите свой бюджет или отходы

Сокращение расходов является частью умного ведения бизнеса. Но, реалистично говоря, одного сокращения недостаточно и это даже может стать саморазрушительным упражнением. Правильное управление расходами включает в себя такие вещи, как:

• Достаточный контроль за поставщиками – необходимость для повышения эффективности и прибыли при снижении затрат на запасы.
• Совершайте рутинные закупки у поставщиков, с которыми заключены договора о ценах, что обычно приводит к более низким ценам и меньшему количеству ошибок.
• Децентрализуйте процесс подачи заявок
• Усильте отдел закупок
• Определите, где расходы в вашей организации недостаточно контролируются или контролируются неправильно.

Иногда необходимо изменить мышление. В такие моменты лидерам следует избегать реактивного подхода в пользу более проактивного. Например, если бы вы сегодня создавали свою организацию заново — как бы она выглядела? Что бы вы упростили? На что бы вы сделали акцент? Где бы вы в первую очередь автоматизировали процессы? Как вы можете использовать преимущества облака? Даже самый маленький шаг все равно является шагом вперед к более эффективному бизнесу.

Обеспечьте непрерывный и логичный поток данных между вашими отделами, включая финансы и планирование. Сотрудничайте, где это возможно, уполномочивайте людей вокруг себя и внедряйте шаги для повышения точности и гибкости — все это аспекты эффективности.

Наконец, помните, что достижение большей эффективности — это не разовый процесс. Всегда оставайтесь готовыми к быстрым изменениям, чтобы вы могли поддерживать эту большую эффективность, как только вы ее достигнете.

Оригинальная статья, предоставленная Mouser, доступна здесь.

Автор: Кэролин Матас