調達効率を上げる方法

より高い効率を実現する3つの方法

効率にはレベルがありますが、より高い効率を実現するには、非効率性を特定し、一晩で修正されるわけではないという理解が必要です。効率を上げるには、プロセスの合理化、文書化、最適化、そして自然に、自動化が必要です。しかし、効率的になるための最初のステップは、現在の状況を完全に把握することです。

効率化への旅は、改善の余地を特定することから始まります。ビジネスユニット全体が何を必要としているかを理解し、トップの要件を満たすことができるサプライヤーを特定する方法を持ち、最終的な価値のために契約を交渉する方法を見ること、そして継続的に自分たちが何をしているかを評価する方法が必要です。

1. デジタル化の波に乗る

パンデミックは多くの企業のデジタル化を加速しました。プロセスをデジタル化することで、より速い洞察を得ることができ、出力を増やすか、機能していないプロセスを迅速に排除する機会を提供します。

今日の世界では、デジタルに移行しない理由はありません。そうすることで、手動のトランザクションプロセスを排除し、調達サービスへのアクセスを容易にします。例えば、請求書入力のためのベンダー自己サービス機能を有効にし、ガイド付き購入、PunchOut、モバイルリクエスト、承認を提供することで、購買発注のコストを削減します。さらに、デジタルトランザクションプロセスを使用すると、未処理の注文を簡単に監視できます。e-調達ソフトウェアの使用は、サイクルタイムを最大三分の二まで短縮することができます。

2. クラウドを活用する

クラウドベースの調達およびサプライヤー管理ツールは、コラボレーションを強化し、プロセスを合理化し、いつでもアクセス可能にすることで、迅速に情報を集約し、効率を向上させることができます。より機敏な支出とサプライヤー管理は、特に景気後退期には、組織のキャッシュフローを改善し、リスクを最小限に抑え、ビジネスの継続性を確保することができます。すべてが、特に重要な能力です。

クラウドベースのプラットフォームを使用すると、調達実践は、内部のステークホルダーやパートナーにタイムリーな、先を見越した分析を提供することができ、彼らがより良い決定を下し、より多くのシナリオを探求し、継続的で機敏な計画モデルをサポートすることを可能にします。

3. 予算を削減するか、無駄を削減するか

経費を削減することは賢明なビジネスの一部です。しかし、現実的には、削減だけでは十分ではなく、自己敗北的な行為にさえなり得ます。経費を適切に管理することには、次のようなことが含まれます：

• ベンダーを十分に監視すること--効率と利益を向上させると同時に在庫コストを削減するために必要です。
• 価格合意があるベンダーとの定期的な購入を行うことで、通常は価格が低くなり、エラーも少なくなります。
• 要求プロセスを分散させる
• 調達部門を強化する
• 組織内で支出が不十分に管理されているか、不適切に管理されている場所を特定する。

時には、考え方を変えることが必要です。このような瞬間に、リーダーは反応的であることを避け、より積極的なアプローチを取るべきです。例えば、もしあなたが今日、あなたの組織を組み立てるとしたら、それはどのような姿になるでしょうか？何を合理化しますか？何を強調しますか？どこに最初に自動化を導入しますか？クラウドをどのように活用できますか？最小のステップでも、より効率的なビジネスに向けた前進です。

データを財務部門や計画部門を含むあなたの部門間で連続的かつ論理的に移動させます。協力できるところでは協力し、周りの人々を力づけ、正確性と柔軟性を高めるためのステップを実施します。これらすべてが効率性の側面です。

最後に、より大きな効率性を達成することは一度きりのプロセスではないことを覚えておいてください。常に迅速に変更を加えるための機敏な位置にいることで、それを獲得した後もそのより大きな効率性を維持できます。

オリジナル記事はこちらのMouserからご覧いただけます。

著者: Carolyn Mathas