Die nicht allzu ferne Zukunft der Beschaffung

Die Beschaffung entwickelt sich schnell zu einer kritischen und zunehmend professionellen Funktion. Aufgrund der Herausforderungen der letzten Jahre wird die Beschaffung eine noch wichtigere Rolle bei der Bewältigung und Lösung kritischer Geschäftsprobleme spielen, anstatt nur Prozesse zu verwalten und zu optimieren. Was bedeutet das für Ihre Organisation? Sie benötigen ein hochqualifiziertes Team, das in der Lage ist, Sie dorthin zu bringen.

Aufbau eines technischen/strategischen Beschaffungsteams

Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics wird erwartet, dass die Beschäftigungsrate von Logistikern (diejenigen, die verwalten, wie ein Produkt beschafft, zugeteilt und geliefert wird) von 2020 bis 2030 um 30 Prozent wachsen wird. Ein Team in der aktuellen Umgebung zusammenzustellen, ist jedoch keine leichte Aufgabe. Während man versuchte, auf die Pandemie und das Chaos in der Lieferkette zu reagieren, wurde klar, dass die Implementierung besserer Vorgehensweisen und das Verständnis von Daten in Echtzeit entscheidend waren. Viele bestehende Beschaffungsteams waren einfach nicht der Aufgabe gewachsen. Die Macht der Technologie würde Fähigkeiten, die in jedem Segment des Beschaffungsökosystems an Bedeutung gewannen, antreiben.

Die Beschaffungsteams der Zukunft werden daher benötigen:

• Technologiebasierte Beschaffungserfahrung
• Die Fähigkeit, Risiken und Risikominderung zu verstehen und zu begreifen
• Vorhersageanalyse, basierend auf der Nutzung von Big Data und künstlicher Intelligenz
• Die Fähigkeit zu kommunizieren und zu kollaborieren

Beschaffungsteams werden Automatisierung nutzen, Lieferanten überwachen, um frühzeitig auf Bedrohungen hinzuweisen, bevor diese katastrophal werden. Sie müssen auch Käufer-Lieferanten-Beziehungen aufbauen und pflegen. Wie findet das alles statt? Es beginnt mit strategischer Beschaffung, dem Aufbau und der Pflege von Beziehungen und dem Zusammenführen von allem durch intelligente Software.

Strategische Beschaffung – intelligent und schnell

Strategische Beschaffung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Käufer-Lieferanten-Beziehungen betrachten. Es beinhaltet Ausgabenanalyse, datengesteuerte Lieferantenauswahl, kontinuierliche Einbindung von Vertriebspartnern und die Bewertung des durch eine Lieferantenbeziehung gelieferten Werts, nicht nur der Kosten. Der Aufbau von Käufer-Verkäufer-Partnerschaften, die auf Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Innovation basieren, reduziert Kosten und verbessert die Effizienz und Zuverlässigkeit der Lieferkette.

Es beinhaltet:

• Entscheidungen zu erkennen, die auf den Gesamtkosten basieren, einschließlich Gebühren und Logistik
• Ein Fokus auf Partnerschaften im Gegensatz zu Transaktionen
• Identifizierung von Lieferantenfähigkeiten

Durch strategische Beschaffung arbeiten alle Parteien an einer langfristigen, kontinuierlichen und kollaborativen Beziehung, die letztendlich zu Kosteneinsparungen führt. Es ermöglicht kontinuierliches Feedback und eine Plattform zum Austausch von Daten und zur Zusammenarbeit an Innovationen. Strategische Beschaffung berücksichtigt die Kapitalrendite (ROI) bei jedem Schritt, um das potenzielle Nutzen der Zusammenarbeit mit einem neuen Lieferanten zu verstehen.

Beziehungswährung

Sobald Lieferanten etabliert sind, kann die Pflege von Lieferantenbeziehungen selbst in den besten Zeiten eine Herausforderung sein, deren Fehlen jedoch in den schlimmsten Zeiten offensichtlich wird. Es ist wichtig, einen Schritt zurückzutreten und jeden Lieferanten realistisch zu bewerten. Was bieten sie an? Welche Rolle spielen sie in Ihrem Unternehmen? Sind sie beispielsweise ein Alleinlieferant? Wie halten sie sich historisch an vereinbarte Bedingungen? Wo sind ihre Flexibilitäten? Was sind die Erwartungen und Ziele beider Parteien? Wo können beide Seiten sich verbessern?

Ohne dieses Verständnis existiert keine effektive Kommunikation – was die Beziehung Missverständnissen öffnet. Es ist die fortlaufende Kommunikation und ein praktischer Ansatz, der es Ihnen ermöglicht, Probleme anzusprechen und Feedback zu geben, das zu kontinuierlicher Verbesserung führt. Wenn der Lieferant mit mehreren Abteilungen und Benutzern interagiert, behalten Sie deren Erfahrungen im Auge. Und wenn sie nicht mit verschiedenen Abteilungen interagieren, nutzen Sie deren Expertise ausreichend?

Idealerweise sollten Lieferanten in Ihrer Lieferkette ein vertrauenswürdiger Teil Ihrer Organisation sein. Es gibt einen zunehmenden Fokus auf Partnerschaften mit Distributoren, die Verkaufsbemühungen unterstützen. Die Nutzung der Distributoren, die die beste Lösung für jedes Problem bieten, ist der beste Ansatz. In allen Fällen sollten Sie nicht über Dollar springen, um Pennies zu sparen. Der Preis wird immer notwendig sein, aber die Zukunft basiert zunehmend auf dem Verständnis der Gesamtbetriebskosten.

Es wird immer schwierige Zeiten und globale Umstände geben. Diese Beziehungen in guten und herausfordernden Zeiten zu haben, könnte das Eine sein, das es Ihnen ermöglicht, nicht nur zu überleben, sondern zu gedeihen, unabhängig von den Bedingungen. Wenn es schwierig wird, ist es obligatorisch, zum Telefon zu greifen, um Anforderungen, Verzögerungen oder jede Herausforderung zu besprechen.

Ihr Fachpersonal sollte die Fähigkeit haben, mit Karotten statt mit Stöcken zu führen. Geschäfte zu ziehen, ist so Steinzeit. Verhandeln Sie stattdessen gut mit zukünftigen Möglichkeiten als „Karotte“, um Leistung zu belohnen, und belohnen Sie Lieferanten, die gut funktionieren! Diejenigen, die relationales Kapital haben, haben die beste Chance, Dinge zu erledigen.

Intelligente Software – Alles zusammenführen

Die Tage von manuellen Stift-zu-Papier sind längst vorbei. Wenn Sie sich nicht auf intelligente Software verlassen, um die besten Beschaffungsoptionen zu definieren, Bestände zu verwalten, zu planen, Alternativen zu finden und Selbstbedienung bei offenen Bestellungen zu ermöglichen, gelten Sie nicht als wettbewerbsfähig. Alle Akteure innerhalb der Lieferkette sollten in Echtzeit arbeiten, um Probleme zu identifizieren und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Intelligente Software umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:

• AI/ML-basierte Vorhersageanalyse
• Digitale RFPs und Bewertung
• Verfolgung von Beschaffungseinsparungen
• Zugang zum Distributoren-Marktplatz
• Überwachung der Lieferantenleistung
• Risikomanagement
• Verhandlungen mit Lieferanten
• Echtzeit-Statusaktualisierungen
• Auditspuren auf Abruf
• Echtzeit-Preis und Verfügbarkeit
• Überwachung der Bestandsniveaus

Ein Team der Zukunft aufzubauen, ist praktisch unmöglich, ohne sie mit intelligenter Software auszustatten. Teammitglieder müssen Technologie verstehen und annehmen, anstatt sie abzulehnen. Alles, was ein „Future Pro“ tut, ist verflochten mit „Wie kann ich das bewerkstelligen?“

Es gibt jedoch noch eine Beziehung zu verwalten.

Die Lücke zwischen Ingenieurwesen und Beschaffung überbrücken

Zwischen den Abteilungen für Ingenieurwesen und Beschaffung hat lange eine Lücke bestanden – jede verfolgt unterschiedliche Ziele. Beschaffungsteams konzentrieren sich auf Preis und Verfügbarkeit, während das Ingenieurwesen auf Technologie fokussiert ist. Die Lösung liegt im Verständnis, in der Zusammenarbeit und Kooperation.

Echte Zusammenarbeit beinhaltet einen einfachen Informationsfluss zwischen diesen Teams. Das Ingenieurteam muss in der Lage sein, ihren Standpunkt der Beschaffungsabteilung zu präsentieren, um die Logik hinter dem Design und den Materialauswahlen zu verstehen. Dies läuft auf die Stückliste (BOM) für die Bestellung von Komponenten und Materialien hinaus.

Fortschritte in der Softwaretechnologie über Cloud-Computing, Analytik und Plattformarchitekturen legen die Möglichkeiten für Fehler offen. Wahre Zusammenarbeit resultiert aus Cloud-basierter Software, die Stücklisten effektiv verwaltet, sodass die Lücke zwischen Beschaffungs- und Ingenieurteams zu schließen beginnen kann. Diese Software kann die neuesten Änderungen durch das Team und Veränderungen im Markt widerspiegeln. Komplexe Analysen und Echtzeit-Preis-/Verfügbarkeitsinformationen ermächtigen Ihre Teams, rationale und informierte Entscheidungen zu treffen, die sowohl die Kosten als auch die Qualität begünstigen.

Die Beschaffung bewegt sich schnell in eine bedeutendere professionelle Rolle. Die Wichtigkeit des Beschaffungsteams für das gesamte Unternehmen und die Lieferanten wächst. Jetzt ist die Zeit, sie zu schulen, einzustellen, zu automatisieren und mit der Fähigkeit auszustatten, Ihre Bemühungen zukunftssicher zu machen.

Geschrieben von:

Carolyn Mathas ist freiberufliche Autorin/Seitenredakteurin für United Business Media’s EDN und EE Times, IHS 360 und AspenCore, sowie für einzelne Unternehmen. Mathas war Direktorin für Marketing bei Securealink und Micrium, Inc. und bot öffentliche Beziehungen, Marketing und Schreibdienste für Philips, Altera, Boulder Creek Engineering und Lucent Technologies an. Sie hat einen MBA vom New York Institute of Technology und einen BS in Marketing von der University of Phoenix.