プロジェクト管理ツール

大学のエンジニアリングシニアプロジェクトの一環として、プロジェクト管理技術を使用した最初の機会はガントチャートでした。その時は全て手作業でした。今日では、多くのソフトウェアパッケージがそれを提供しており、他のプロジェクト可視化技術も同様です（図1）：

• ガントチャート
• パートチャート
• クリティカルパス分析
• アフィニティ図
• ギャップ分析
• タイムライン

図1. プロジェクト管理に使用されるいくつかの可視化ツール [1].

あなたの仕事が何であれ、キャリアのある時点でプロジェクトを管理する必要があるか、または積極的な役割を果たすことがあります。プロジェクト管理スキルを学ぶことに費やした時間は、あなたにとって大きなリターンをもたらします。

プロジェクトを期限内に、予算内で完了させることは、あなたの最高の推薦の一つになります。そして、タスクを組織し、スケジュールし、委任する方法を知っているとき、昇進のために自分自身をより目立たせることができます。

ガントチャート

最もよく使用されるツールの一つがガントチャートであり、プロジェクトに関わるすべての活動を収集する必要があります。このプロセスの一環として、各タスクを誰が担当するか、各タスクにどのくらいの時間がかかるか、チームが直面する可能性のある問題は何かを把握します。この詳細な思考は、スケジュールが実行可能であること、適切な人が各タスクに割り当てられていること、そして開始する前に潜在的な問題に対する回避策を持っていることを確認するのに役立ちます。私の「問題解決」BLOGに記載されている活動は、プロジェクトのすべての側面を収集し、最小限の時間を見積もり、どの活動が他の活動を開始する前に完了する必要があるかを把握するのに役立ちます。

最終的に、ガントチャートを使用して、チームや上司に進捗状況を報告することができます。必要なのは、変更を示し、それが主要なタスクやクリティカルパスにどのように影響するかを示すための簡単な更新だけです。ガントチャートを作成するプロセスには以下のステップが含まれます：

ステップ1: 必須タスクと活動を特定する

ガントチャートは、プロジェクトまたはプロジェクトのフェーズを完了するために必要なすべての活動を含んでいない限り、有用な情報を提供しません。したがって、最初にこれらの活動をすべてリストアップします。各タスクについて、最も早い開始日と所要時間を決定します。

ステップ2: 活動の関係を決定する

ガントチャートは、プロジェクト内の活動/タスク間の関係を示すために使用されます。一部の活動は、別の活動を開始する前に完了する必要があります。他のタスクは、先行するタスクが終了するまで終了できません。例えば、プリント基板を作成している場合、プロトタイプの製造に送る前に設計を完了する必要があります。

いくつかの依存活動があります：

• 「順次」または「線形」の活動/タスク
• 「並行」（活動は他の活動と同時に行うことができます）。

多くの場合、「順序」に従う必要はありませんが、時には他の活動が先に終了する必要がある場合があります。したがって、例えば、プロトタイプ製造業者が選定される前に、プリント基板の設計を開始することができます。

活動が他の活動に依存している場合、それらの間の関係に注意してください。しかし、どの活動が並行で、どの活動が順次であるかを知っておくことが重要です。ガントチャートの整理は、これらの関係に依存します。

ガントチャートでは、順次タスク間には3つの主な関係があることに注意してください：

• 終了から開始（FS）—終了から開始の活動は、前の活動が終了する前に開始することはできません。しかし、後で開始することはできます。
• スタート・トゥ・スタート（SS）— スタート・トゥ・スタートの活動は、先行する活動が開始するまで開始できません。しかし、それ以降に開始することは可能です。
• フィニッシュ・トゥ・フィニッシュ（FF）— フィニッシュ・トゥ・フィニッシュの活動は、先行する活動が終了する前に終了することはできません。しかし、それ以降に終了することは可能です。
• スタート・トゥ・フィニッシュ（SF）は、4つ目のタイプで、非常に稀に使用されます。

ステップ3：タスク/活動をソフトウェアに入力する

ガントチャートを手で描きたくない場合は、インターネット上に多数の無料ソフトウェアがあります。これらの一部は、Microsoft Projectのようにクラウドベースです。これにより、多くの人が同時にドキュメントに取り組むことができます。Excelのテンプレートとして利用できるものもあります。

タイムライン

タイムラインはガントチャートと同じ入力を使用しますが、情報を1つまたは一連のタイムライン上に表示します。時間軸のスケールに合わせて描画されます。

PERTチャート

PERTチャートは、プロジェクトをネットワーク図としてグラフィックで示したもので、プロジェクトのイベントや活動を表す番号付きのノード（円または長方形）と、プロジェクト内の活動を表す矢印（方向線）で構成されています。タスク/活動の順序は矢印によって示されます。

ガントチャートの場合と同様に、いくつかの依存活動があります：

• イベント依存性-完了する必要があるが、リソースや時間を必要としない活動
• ダミー活動-これらは点線の矢印で表されます
• 時間割り当て-ベクトルの反対側にある数字

タスクの依存関係を明確に示したい場合は、PERTチャートがこれを行うことができますが、解釈するのが時にはずっと難しくなることがあります。多くの場合、エンジニアは両方の技術を使用します。

PERTチャートを作成するための2つの活動があります：

ステップ1: 必須活動/タスクの特定：

PERTチャートは、プロジェクトまたはプロジェクトフェーズが完了するために必要なすべての活動を含んでいない限り、有用な情報を提供しません。これらの活動すべてを考慮する必要があります。その後、各タスクについて、最も早い開始日、各活動にかかる最短時間、最も可能性の高い時間、最長時間をメモします。プロジェクトの各段階の時間を見積もるための有用な式は次のとおりです：

• (最長時間 + 最短時間 + 4 x 可能性の高い時間) / 6

非現実的な短期間は通常、良いPERTチャートを悩ませます。多くの場合、'シーケンス'に従う必要はありませんが、他の活動が先に終了する必要がある場合もあります。活動が他の活動に依存している場合は、それらの間の関係をメモしてください。しかし、どの活動が並行であり、どの活動が順序的であるかを知っておく必要があります。

ステップ2：活動/タスクをソフトウェアに入力する：

手作業でPERTチャートを描きたくない場合は、インターネット上に多数の無料ソフトウェアがあります。これらの一部は、Microsoft Projectのようにクラウドベースです。これにより、多くの人が同時にドキュメントに取り組むことができます。一部はExcelのテンプレートとしても利用可能です。

別のブログでアフィニティ図について説明します。その際には、「メリットの図」プロセスを紹介します。

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